categorie | info

Privacyverklaring

Privacyverklaring 
van Stichting Culturele Kring Wieringen te Oosterland (Wieringen N-H) 

 

I  ALGEMEEN
Over deze privacyverklaring

Voor de Culturele Kring Wieringen (CKW) is privacy en een veilige omgeving van groot belang. Deze privacyverklaring is bedoeld om informatie te geven over het gebruik van persoonsgegevens. Daarnaast geeft deze verklaring inzicht in de doelen en grondslagen van gegevensverwerking binnen de CKW. Betrokkenen kunnen in deze verklaring lezen welke persoonsgegevens worden verwerkt. Deze verklaring beschrijft tevens de rechten die een betrokkene met betrekking tot de verwerking van zijn of haar persoonsgegevens heeft en hoe daarover contact kan worden opgenomen met de CKW.

Over de CKW
De CKW is een stichting met als doelstelling: creativiteitsbevordering in de breedste zin van het woord voor alle leeftijden. Hiertoe benut de CKW hoofdzakelijk de Oosterlander-/ Michaelskerk om hieraan invulling te geven. 

Algemene maatregelen ter bescherming van persoonsgegevens
U heeft het recht dat er zorgvuldig en rechtmatig met uw persoonsgegevens wordt omgegaan. Daarom zorgt de CKW ervoor dat uw privacyrechten en gegevensbescherming op orde zijn door deze standaard te beveiligen en privacyregels standaard toe te passen. De CKW kent geen werknemers, noch functionarissen, maar maakt gebruik van vrijwilligers en huurt ten behoeve van haar koor een dirigent in. Er is dan ook geen geheimhoudingsplicht uit dien hoofde. 

Uw rechten, de procedure bij een verzoek en de contactgegevens van de CKW 
Om te voldoen aan verzoeken van betrokkenen en ervoor te zorgen dat er passende en organisatorische maatregelen worden genomen om aan de privacy-regels te voldoen heeft de CKW de coördinatie van die waarborgen belegd bij:

CKW
Om in contact te treden of een verzoek conform de Algemene Verordening Gegevensbescherming en de Uitvoeringswet Algemene Verordening Gegevensbescherming te doen kunt u contact opnemen met:

Het bestuur
Via: mail 
of schriftelijk naar: CKW Kerkweg 22 1779 GG  Oosterland (Den Oever)

 

De Algemene Verordening Gegevensbescherming en de Uitvoeringswet Algemene Verordening Gegevensbescherming geven betrokkenen de volgende rechten: 

1. Het recht op dataportabiliteit.
Het recht om uw eigen persoonsgegevens die zijn verzameld op basis van toestemming of vanwege de uitvoering van een overeenkomst in een digitaal gangbaar en leesbaar formaat te ontvangen en/of te verstrekken aan een andere partij. 

2. Het recht op vergetelheid.
Het recht om ‘vergeten’ te worden. Uitschrijving bij de CKW moet voldoen aan uw verzoek om vergeten te worden voorzover de belangen van anderen of de legitieme belangen van de CKW zich daar niet tegen verzetten.

3. Recht op inzage.
Het recht van mensen om hun persoonsgegevens die worden verwerkt in te zien.

4. Recht op rectificatie en aanvulling.
Het recht om de persoonsgegevens die van u worden verwerkt te wijzigen. Gegevens kunnen worden gewijzigd indien men van mening is dat deze niet kloppen, voorzover de belangen van anderen of de legitieme belangen van de CKW zich hiertegen niet verzetten. 

5. Het recht op beperking van de verwerking:
Het recht om minder gegevens te laten verwerken.

6. Het recht met betrekking tot geautomatiseerde besluitvorming en profilering. Oftewel: het recht op een menselijke blik bij besluiten. Bij besluiten gaat het om besluitvorming voor rechtsgevolgen hebben of de betrokkene in zijn/haar aanmerkelijk belang treffen. 

7. Het recht om bezwaar te maken tegen de gegevensverwerking.
Het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Voor een verzoek met betrekking tot één van de bovenstaande rechten neemt u contact op met de CKW via de contactgegevens hierboven vermeld. De CKW kent geen lidmaten, waarvoor uitgebreide persoonsgegevens worden bewaard. De CKW verwerkt uitsluitend informatie van koorleden, donateurs, of mensen die zich hebben opgegeven om persberichten van activiteiten te ontvangen. Mocht u zich willen uitschrijven als koorlid, donateur, of ontvanger van persberichten, zal CKW eerst moeten vaststellen of u daadwerkelijk bent wie u zegt dat u bent en of het (eventuele) recht waarop u zich beroept wel van toepassing is. Indien dat zo is heeft CKW daarna een maand de tijd om aan uw verzoek te voldoen, tenzij de omstandigheden nopen tot een verlenging van de termijn tot maximaal drie maanden. Bij een dergelijke verlenging zult u een met redenen omklede verklaring daarover krijgen. Het CKW zal zo goed mogelijk aan uw verzoek voldoen. Bij het voldoen aan uw verzoek moet het CKW rekening houden met de privacy-rechten van (eventueel betrokken) anderen.

 

II  VERWERKINGEN VANWEGE DE KOORLEDEN, MUSICI-, EXPOSANTEN, ACTIVITEITEN en DONATEURSADMINISTRATIE

De CKW verwerkt gegevens: Het gaat om verwerkingen in het kader de koorleden en donateursadministratie. In de onderstaande tabel staat waarom het gaat, welke gegevens worden verwerkt en wat de grondslag voor de verwerking is.
 

Koorleden-, musici-, exposanten, activiteiten en donateursadministratie

• Situatie;
CKW maakt gebruik van een koorleden-, musici-, exposanten-, deelnemers aan activiteiten en donateursadministratie.
• Welke gegevens zijn erbij betrokken;
Voor zover bekend en van toepassing worden de volgende burgerlijke gegevens geregistreerd:
naam en voornamen c.q. voorletters, straatnaam, huisnummer, postcode, woonplaats en datum van vestiging op het woonadres; 
rekeninggegevens ten behoeve van (incasso van) koorcontributie, activiteitenbijdrage en/of het donateurschap.
• Grondslag;
De CKW verwerkt deze gegevens op basis van haar gerechtvaardigde activiteiten,
en/of; ter uitvoering van het koorlidmaat-/ donateurschap.



III  VERWERKINGEN VANWEGE HET WERKEN VAN DE CKW

In het kader van het werken van de CKW verwerkt zij diverse persoonsgegevens. Per verwerkingsstroom staat in onderstaande tabel om welke situatie het gaat, welke gegevens worden verwerkt en wat de grondslag van verwerking is.

1
• Situatie:

Er worden persberichten (al dan niet elektronische) verstuurd aan donateurs, (actieve en inactieve) koorleden en andere geregistreerd belangstellenden en diverse media om betrokkenen op de hoogte brengen van de activiteiten van de stichting en het samenwerkingsverband met stichtingen onder de vlag van Zin in Oosterland. De nieuwsbrieven worden per activiteit verstuurd.
• Welke gegevens zijn erbij betrokken;
Naam en voornamen c.q. voorletters; e-mailadres.
• Grondslag;
De CKW verzamelt deze gegevens op basis van haar gerechtvaardigde activiteiten, haar gerechtvaardigd belang, en; de uitvoering van de overeenkomst.

2
• Situatie:

Er kunnen in de nieuwsbrief onder meer gegevens van werkgroepleden, muzikanten, koorleden, dirigent, exposanten en artiesten worden genoemd.
• Welke gegevens zijn erbij betrokken;
naam en voornamen c.q. voorletters; adres; e-mailadres
• Grondslag;
Voor het vermelden van namen in de nieuwsbrief heeft de CKW toestemming verkregen van de betrokkenen.

3
• Situatie:

Van sommige uitvoeringen (4 mei herdenkingsviering in Hippolytushoef) worden opnames gepubliceerd door RTV Noordkop. (zonder beeld)
• Welke gegevens zijn erbij betrokken;
Het is mogelijk dat bezoekers van/ of deelnemers aan de viering op de geluidsopname te horen zijn.
• Grondslag;
Om bezoekers in staat te stellen deze vieringen mee te maken verleent CKW medewerking op basis van haar gerechtvaardigde activiteiten en haar gerechtvaardigd belang.

4
• Situatie:

Bij bezoekers van onze website worden cookies geplaatst. Cookies zijn kleine bestanden die op uw apparatuur worden geplaatst, bijvoorbeeld op een computer, telefoon of tablet. Met cookies kan informatie worden verzameld of opgeslagen over het websitebezoek of over (het apparaat van) de bezoeker.
• Welke gegevens zijn erbij betrokken;
ip-adres, surfgedrag, type apparaat;
• Grondslag;
CKW verwerkt deze gegevens op basis van haar gerechtvaardigde activiteiten en haar gerechtvaardigd belang om een beter beeld te kunnen krijgen op welke wijze onze website wordt gebruikt en hoe wij deze kunnen verbeteren.

5
• Situatie:

Op onze website staan foto’s van bezoekers van activiteiten. (op een openbare pagina)
• Welke gegevens zijn erbij betrokken;
Foto, onderschrift soms met naam
• Grondslag;
CKW verwerkt foto’s van bezoekers van een activiteit om een beeld te geven van haar activiteiten. Bezoekers worden expliciet gewezen op het gebruik van dit gemaakte beeldmateriaal. Zij kunnen het gebruik van duidelijk herkenbaar beeldmateriaal van hen voorkomen door voor- of na een activiteit te melden dat zij geen toestemming wensen te verlenen tot gebruik ervan.

6
• Situatie:

Op onze website staan functionarissen van de stichting.
• Welke gegevens zijn erbij betrokken;
Naam, functie
• Grondslag;
CKW verwerkt deze gegevens op basis van haar gerechtvaardigde activiteiten.

7
• Situatie:

Donateurs worden aangeschreven voor het doen van een financiële bijdrage of toezegging.
(Donateurs worden, voorzover van toepassing 2 maal per jaar aangeschreven)
• Welke gegevens zijn erbij betrokken;
naam en voornamen c.q. voorletters, straatnaam, huisnummer, postcode, woonplaats, e-mailadres, telefoonnummer
• Grondslag;
Om voldoende financiën te verkrijgen verzoekt CKW haar leden op basis van haar gerechtvaardigde activiteiten en haar gerechtvaardigd belang, om een financiële bijdrage.

8
• Situatie:

Via de website van CKW kunnen mensen contact opnemen via een contactformulier waar een aan te vinken optie is voor het geven van toestemming voor het verwerken van de persoons-/contactgegevens. (De gegevens die worden verzameld via het formulier worden na afsluiting van de vraag/het contact verwijderd.)
• Welke gegevens zijn erbij betrokken;
In het contact-formulier moeten mensen ten minste invullen: naam en voornamen c.q. voorletters, e-mailadres, telefoonnummer
• Grondslag;​​​​​​​
CKW wil toegankelijk zijn voor mensen die contact willen opnemen en verwerkt op basis van verkregen toestemming deze gegevens.

9
• Situatie:

CKW houdt een lijst van vrijwilligers bij. Zij kunnen zo benaderd worden om activiteiten te ondersteunen en/of daarover geinformeerd te worden. (De gegevens die worden verzameld via het formulier worden na afsluiting van de vraag/het contact verwijderd.)
• Welke gegevens zijn erbij betrokken;
In het contact-formulier moeten mensen ten minste invullen: naam en voornamen c.q. voorletters, e-mailadres en telefoonnummer.
​​​​​​​• Grondslag;​​​​​​​
​​​​​​​
CKW wil toegankelijk zijn voor mensen die contact willen opnemen en verwerkt op basis van verkregen toestemming deze gegevens.

 

IV  BEWAARTERMIJNEN
Wij zullen de persoonsgegevens niet langer bewaren dan noodzakelijk is. Gegevens van donateurs bewaren we in ieder geval zolang zij donateur zijn. Gegevens van werkgroepleden bewaren we totaan uitschrijving. Bij uitschrijving bewaren we de gegevens nog twee jaar alvorens deze naar een historisch archief gaan. 


​​​​​​​V  DOORGIFTE AAN ANDEREN
CKW geeft alleen gegevens van haar donateurs, vrijwilligers of koorleden door aan anderen of derden als dat nodig is voor de uitoefening van haar taken. Daarbij kan met name gedacht worden aan:
• Activiteiten, waarvoor verschillende vrijwilligers aangezocht worden, zodat voldoende bezetting ontstaat. 
• Internetdiensten (zoals cloud-opslag)

Wij geven geen gegevens door aan landen buiten de EU of bedrijven die niet vallen onder een land met een adequaat beschermingsniveau.

 

Bijlage 1: organisatorische en beleidsmatige maatregelen voor de zorgvuldige omgang met persoonsgegevens.

Maatregel:
• CKW heeft ter coördinatie geen coördinator gegevensbescherming aangewezen, maar neemt deze taak als bestuur collectief op zich.
• CKW evalueert het privacy-beleid (inclusief het privacy-statement) (wanneer daar wettelijk aanleiding toe bestaat.)
• Alle vrijwilligers/ambtsdragers/functionarissen van CKW krijgen een bericht over het privacybeleid van het CKW, met toezending van het privacy-statement, ten minste 
(bij aanmelding of vervulling van / voor een taak binnen de stichting.)
• De bezoekers, werkgroepleden en donateurs worden op de hoogte gehouden over het privacybeleid van CKW met het privacy-statement, door verwijzing in de liturgie, e-mail, of anderszins naar: (de website)
• Binnen CKW is de afspraak met betrekking tot wachtwoorden waarmee men toegang krijgt tot persoonsgegevens. 
​​​​​​​• CKW beveiligt gegevens (zowel op de computer, als in een kast) door een wachtwoord of een slot op de ruimte of kast.